Widersprüche, die innerhalb einer Frist von drei Monaten nach der Veröffentlichung der Anmeldung einer Unionsmarke eingehen, werden von der Widerspruchsabteilung bearbeitet. Diese vergewissert sich zuerst, ob die Zahlung rechtzeitig erfolgt ist, und prüft dann, ob der Widerspruch die grundlegenden Anforderungen für einen solchen erfüllt. Wenn das Amt einen Mangel feststellt, der korrigiert werden kann, fordert es den Widersprechenden auf, diesen Mangel auszuräumen.
Nach dieser Phase wird dem Anmelder der Unionsmarke mitgeteilt, dass Widerspruch eingelegt wurde. Danach haben die beiden Parteien zwei Monate Zeit, miteinander in Kontakt zu treten, um eine einvernehmliche Lösung zu finden. Dieser Zeitraum wird „Cooling off“-Phase genannt.